Der Unterschied zur automatischen internen Klassifizierung besteht darin, dass der Datenstrom beim Import nicht ausgelesen werden muss, um einen Index erstellen zu können. Die Beschlagwortung erfolgt bereits vorab von einem externen System und wird zusätzich zum Datenstrom an i.mdm geliefert.

Beispiele für automatische externe Klassifizierungen sind CAD-Daten und eingescannte Belege. CAD-Daten werden mit Beschlagwortung aus der CAD-Applikation exportiert, Eingangsbelege können im Zuge des Scannens von einer entsprechenden Software beschlagwortet werden.