Die Archivierung von Dokumenten und eMails auf optischen Datenträgern garantiert Revisionssicherheit. Was für Papierdokumente schon lange üblich ist, nämlich Originale für definierte Fristen aufzuheben, wird bald auch für elektronische Dokumente gelten. So müssen eMails bereits heute in einigen Ländern vor Gericht als Beweismittel vorgelegt werden.

Es bieten sich zwei unterschiedliche Archivierungsstrategien an:

• Benutzergesteuerte Archivierung mit individueller Beschlagwortung

  

  Alle gängigen Office-Werkzeuge sehen mehr oder weniger gut geeignete Möglichkeiten zur Beschlagwortung vor. Damit könnten Dokumente und eMails automatisch archiviert werden. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass die Anwender dieses Angebot zur Beschlagwortung kaum annehmen, sodass eine Automatik keine sinnvollen Suchergebnisse bringen würde. Wir empfehlen daher in diesem Zusammenhang die Benutzergesteuerte Archivierung. Das heisst, dass der Benutzer entscheidet, was wann archiviert wird und im Zuge der Archivierung je Dokumenttyp (Angebot, Auftragsbestätigung, Vertrag, etc.) eine aussagefähige Beschlagwortung erfasst und dem Dokument für das Archiv mitgibt.

  Mit Zusatzmodulen bekommen Sie eine elegante Möglichkeit, Dokumente direkt aus Ihren Office Applikationen zu beschlagworten und in i.mdm zu archivieren.

• Automatische Archivierung nach vorgegebenen Regeln

  

  Darüber hinaus steht natürlich auch die vollautomatische Importfunktion zur Verfügung und kann auf vielfältige Weise eingesetzt werden. So können die meisten CAD-Systeme die beschreibenden Kriterien bei der Ausgabe einer Zeichnung exportieren. Damit steht einem automatischen Import der beschlagworteten Zeichnungen in i.mdm nichts im Wege.