Viele externe Dokumente, die auf Papier in das Unternehmen kommen, sollen trotzdem EDV-mäßig gespeichert werden und auch abfragbar sein. Dazu müssen die Dokumente gescannt und beschlagwortet werden. In den meisten Unternehmen betrifft das: Anfragen Bestellungen Angebote Auftragsbestätigungen Lieferscheine Rechnungen Verträge

Ablauf bei kleinerem Belegaufkommen:

• Die Belege gelangen an eine zentrale Stelle, an der ein Scanner zur Verfügung steht
• Vor dem Scannen: Trennen der Belege nach Dokumenttyp sowie Aufbringen eines Barcodes auf jedem Beleg zur eindeutigen Identifizierung
• Scannen + Validieren des Scan-Ergebnisses
• Nach dem Scannen: je Beleg existieren ein Imagefile und ein Eintrag in einer Tabelle mit der Zuordnung des Imagefiles zum Barcode
• Die Belege werden zum Erfassen im ERP-System (inklusive Barcode) weitergeleitet
• Automatische Erstellung eines Buchungsjournals im ERP-System (inklusive Barcode)
• Automatischer Import der Imagefiles, der Barcodetabelle und des Journals in i.mdm
• Suchmöglichkeit des Beleges in i.mdm nach allen Kriterien, die am Journal aufscheinen

Ablauf bei größerem Belegaufkommen:

• Scannen mit OCR-Zonenbearbeitung zum Auslesen der wesentlichen Kriterien des Beleges
• Validierung der Scan-OCR-Ergebnisse
• Kein Weiterleiten und Erfassen der Belege, sondern Import der Kriterientabelle in das ERP-System zum Verbuchen
• Automatischer Import der Imagefiles und der Kriterientabelle in i.mdm
• Suchmöglichkeit des Beleges in i.mdm nach allen ausgelesenen Kriterien